Me voici seule chez moi, avec un projet pharaonique en tete, une montagne d’objectifs et aucune idee sur comment m’y prendre. Je fais mes premieres armes en tant qu’entrepreneuse en devenir.
J’ai commence a chercher des informations sur le net concernant mon theme, puis une boite, des partenaires… Puis j’ai derive sur des sites de fringues, les soldes arrivaient, et puis sur Facebook et enfin j’ai appele une copine. Resultat de la journee, j’avais l’impression de n’avoir rien fait, d’etre parti dans tous les sens. J’en ai parle a mon homme qui m’a dit de tenter la technique pomodoro.
La technique pomodoro ?
Le nom est etrange, que vient faire une tomate italienne dans tout ca…
C’est une technique de gestion du temps elaboree par Francesco Cirillo depuis les annees 1990, afin de maitriser son temps de travail. L’objectif est de transformer la journee de travail en une succession d’activites, de taches, et non plus en un temps infini et flou, que sont les heures, les journees, les semaines, une definition temporelle qui nous echappe et nous angoisse. Pour les jeunes parents, il s’agit de prendre exemple sur l’apprehension du temps de nos jeunes choux, a qui il faut enumerer les activites de la journee pour presenter le programme. Oui nous irons jouer au petit parc en face apres le repas, un petit dodo, joue un peu a la maison et le gouter : une succession d’evenements plutot qu’une duree (4 heures) ce qui ne veut rien dire pour eux.
Et la tomate italienne ? Nous y venons.
La journee de travail est decomposee en une succession de taches, correspondant a un certain nombre de pomodoro. La pomodoro est l’unite de temps. Elle correspond a 30 minutes : 25 minutes de travail et 5 minutes de pause. Alors pourquoi ce nom ? Parce qu’il est important de mettre un timer afin de cadrer ces 25 minutes et que Francesco Cirillo se servait d’une timer de cuisine en forme de tomate et qu’il est italien.
Les 25 minutes de travail se veulent ininterrompues, exit le check des mails ou de Facebook au milieu et l’objectif est de gerer au mieux ses collegues pendant cette periode. Elles sont du temps de travail intense, de concentration sur une tache et une seule. Ensuite, 5 minutes de pause parce que le cerveau a besoin de repos regulierement, non nous ne sommes pas des robots, meme si certaines personnes tiennent a nous le faire croire au boulot. Tous les 4 pomodoros, nous avons le droit a une grande pause de 15 a 30 minutes pour trainer sur internet, regarder une video ou faire autre chose.
A la fin de la journee, on reporte les observations sur le travail effectue les ecarts entre le nombre de pomodoro prevu pour une activite et le nombre reel. L’objectif est de prevoir au plus juste par la suite pour ne pas se laisser deborder et de faire ressortir les pistes d’amelioration possibles.
Mon premier jour
J’avais lu les grandes lignes de la methode pomodoro sur des blogs sur internet, mais ma premiere action fut de lire le livre The Pomodoro Technique de Francesco Cirillo. Je vous le conseille, il est tres clair mais en anglais. En meme temps, je commencais a tester la technique : j’ai ete bluffe. Je n’ai pas un excellent niveau d’anglais et une capacite de concentration parfois de l’ordre du poisson rouge. Pourtant, je suis restee assidue et la lecture du livre m’a pris 5 pomodoros ! En temps normal, j’aurais commence la lecture, puis regarde le nombre de pages, j’aurais scrolle un peu et je serais passee a autre chose. Pourquoi ? Parce que cela m’aurait semble trop long et un peu decourageant. Tout l’interet de la technique est la.
J’ai alors pense l’organisation de mon travail pour ces prochains mois en activites, qui seront encore composees d’activites apprehendables en pomodoro (pas plus de 5 a 7 pomodoros par activite prevue). Ces dernieres sont faisables sur un temps suffisamment court pour ne pas etre angoissantes, angoisse qui genere une perte de concentration pour moi et un abandon ou un report de ce que j’avais entrepris.
Ma premiere semaine : de la concentration et de l’efficacite mais des horaires a mieux cadrer
Cela fait maintenant une semaine que j’utilise cette technique. Je suis toujours ravie. Mon organisation peut etre largement amelioree, mais il est plus facile de comprendre les temps perdus, que je me mets a faire autre chose, et pourquoi.
D’abord, je ne m’en sors pas trop mal pour apprehender le nombre de pomodoros sur une tache. C’est une sorte de jeu. J’essaie un maximum de rentrer dans le temps prevu et je suis tres contente quand ca marche.
Il est dur de s’arreter quand la fin du timer retenti. Je suis dans l’action et j’ai envie de continuer, mais la pause est essentielle, c’est elle qui me permet de tenir sur la duree. Sinon je vais passer a autre chose, commencer a regarder par la fenetre, avoir soif, une envie urgente de chercher quelque chose sur internet ou de plier mon linge.
Je prends trop de liberte quant a ma repartition du temps entre travail et perso. Je suis jeune maman de deux bambini, adorables, mais sources d’un desordre incroyable et je travaille a la maison. Le linge, gerer des papiers, faire les courses, faire a manger, toutes sortes de taches quotidiennes m’appellent tout au long de la journee, tout est sous mes yeux. Un dejeuner avec une copine, un appel et hop, mon apres midi prevue de pomodoro saute, parce que tant qu’a etre en ville, j’en profite pour faire plein de choses. J’ai pense a integre ces taches dans des pomodoros mais cela me semble une mauvaise idee. Je vais plutot me dedier des plages horaires par semaine pour ca et essayer de m’y astreindre.
Cependant, etre a la maison, en periode d’exploration, me facilite la tache. Je n’ai que peu d’appels et de mails, en tous cas urgents. Et ni collegue, ni chef, qui ont des besoins urgents (ils le sont toujours).
Les outils : applications, fichiers info ou ce bon vieux papier ?
Une ribambelle d’applications existe pour aider a organiser son temps selon la technique pomodoro. Francesco Cirillo en deconseille l’utilisation parce que cela cree de la complexite dans une methode qui se veut tres simple en termes d’outils et donc viable dans le temps.
J’ai essaye une application et je suis d’accord avec lui, mettre le timer de mon telephone me semble beaucoup plus simple et efficace. Je n’ai pas besoin de tous les parametres de l’application et c’est ajouter un outil la ou il n’y en a pas necessite. Par contre, je n’utilise pas un timer mecanique le tic tic du temps qui passe m’agace, le minuteur de mon iphone est parfais.
Trois tableaux sont les piliers de la methode :
- to do today : la liste des activites planifiees dans la journee et le nombre de pomodoro estime pour chacune
- activity inventory : la liste des activites a faire dans l’ordre de priorite et le nombre de pomodoro estime pour chacune
- reports : le tableau qui permet de faire la synthese concernant la journee effectuee, les criteres notes sont choisis en fonction des sources d’amelioration definies. Personnellement, il est actuellement tres simple : les pomodoros prevus / reels et de grandes observations sur mon ressenti, la technique pomodoro, les outils, le temps de travail ou la concentration.
Francesco Cirillo conseille d’utiliser du papier pour la to do today, des tableurs pour les deux autres. Il en propose des versions dans son livre. Personnellement, j’ai trois fichiers sur mon google drive “pro organisation” et je m’en sors tres bien comme ca. Je cree un onglet par jour et j’ai ainsi la trace de ce que j’ai fait les jours precedents. Je verrais a l’usage.
Je suis tres enthousiaste de la decouverte de cette technique. Ayant tendance a me disperser tres facilement, je suis etonnee de la concentration dont je suis capable. Cela me permet aussi d’organiser plus efficacement mon travail pour les mois a venir, et l’exploration necessaire a la creation de mon entreprise. La ou je ne voyais qu’un tas informe de pistes a developper et d’idees, j’ai aujourd’hui une vision claire d’axes a developper et de taches a effectuer, c’est tres rassurant et motivant.
Nombre de pomodoros pour l’ecriture de l’article : 4, nombre prevus : 2 (j’etais tres optimiste !)